Polityka prywatności

Informacje o przetwarzaniu danych osobowych podczas kontaktu z PB PROJEKT Sp. z o.o. i PB PROJEKT Przemysław Baduchowski, w tym podczas rozmów z asystentką telefoniczną AI.

Wersja z dnia 18 października 2026 r.

1. Administrator danych i kontakt

W zależności od sprawy, której dotyczy kontakt, administratorem danych jest:

• PB PROJEKT Sp. z o.o., ul. Długa 5 lok. 142, 20-346 Lublin, NIP: 712-333-86-74 — w sprawach działalności spółki;
• Przemysław Baduchowski prowadzący działalność gospodarczą pod firmą PB PROJEKT Przemysław Baduchowski, ul. Długa 5 lok. 141, 20-346 Lublin, NIP: 946-235-55-87 — w sprawach indywidualnej działalności gospodarczej.

Ten sam numer telefonu może służyć do kontaktu w sprawach obu działalności. Nie jest konieczne wskazywanie na początku rozmowy, której działalności dotyczy sprawa. Dane wykorzystywane są zgodnie z rzeczywistym celem kontaktu; w niezbędnym zakresie mogą być obsługiwane w ramach wspólnej organizacji odbioru wiadomości.

Na numer mogą również przychodzić połączenia o charakterze prywatnym, niezwiązane z działalnością gospodarczą. Sposób przetwarzania danych z takich kontaktów zależy od ich charakteru; informacje niemające związku ze sprawami zawodowymi nie powinny być wykorzystywane do prowadzenia spraw obu działalności.

W sprawach ochrony danych dotyczących obu działalności można kontaktować się pod adresem biuro@pbprojekt.lublin.pl lub pisemnie pod właściwym adresem wskazanym powyżej.

2. Jakie dane mogą być przetwarzane?

W zależności od rodzaju kontaktu możemy przetwarzać: imię i nazwisko, nazwę reprezentowanej firmy, numer telefonu, adres e-mail, datę i czas kontaktu, temat zgłoszenia, informacje o inwestycji i treść wiadomości lub rozmowy podaną przez rozmówcę.

Prosimy nie podawać informacji zbędnych do obsługi sprawy, w szczególności danych szczególnych kategorii, takich jak informacje o zdrowiu.

3. Telefoniczna asystentka AI „Marta”

Jeśli Przemysław Baduchowski nie może odebrać połączenia osobiście, wiadomość może przyjąć Marta — asystentka telefoniczna AI. Na początku rozmowy informuje, że jest asystentką AI Przemysława Baduchowskiego. Jej zadaniem jest ustalenie, kto dzwoni, w jakiej sprawie i czego oczekuje od adresata telefonu, oraz przekazanie wiadomości.

W celu prowadzenia rozmowy system przetwarza dźwięk i wypowiedzi rozmówcy. W toku obsługi połączenia może być tworzona transkrypcja tekstowa, a po rozmowie — jej podsumowanie obejmujące np. dane kontaktowe, temat i cel zgłoszenia. Informacje te służą organizacji kontaktu i przekazaniu zgłoszenia.

Podsumowania rozmów są kierowane na pocztę elektroniczną i zapisywane w elektronicznym rejestrze zgłoszeń (Google Sheets). Osoba obsługująca zgłoszenia ocenia potrzebę i termin kontaktu. Asystentka nie podejmuje samodzielnie wiążących decyzji dotyczących zawierania umów lub terminów realizacji projektów.

4. Cele i podstawy prawne

• Obsługa zapytań, wiadomości i korespondencji, w tym telefonicznej — art. 6 ust. 1 lit. f RODO: prawnie uzasadniony interes polegający na prowadzeniu komunikacji, organizacji pracy i odpowiadaniu na zgłoszenia.
• Kontakt związany z zawarciem lub realizacją umowy z osobą, której dane dotyczą — art. 6 ust. 1 lit. b RODO, gdy jest to niezbędne do działań przed zawarciem umowy lub jej wykonania.
• Wykonanie obowiązków prawnych, np. rachunkowych lub podatkowych, gdy znajdują zastosowanie — art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
• Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń — art. 6 ust. 1 lit. f RODO, jeżeli jest to uzasadnione okolicznościami.

Nie opieramy zwykłej obsługi zgłoszeń wyłącznie na zgodzie wyrażanej przez dalsze prowadzenie rozmowy. Jeśli odrębne działanie wymagałoby zgody, zostanie ona uzyskana we właściwy sposób.

5. Czy podanie danych jest obowiązkowe?

Podanie danych podczas kontaktu jest co do zasady dobrowolne. Brak danych kontaktowych lub informacji pozwalających rozpoznać sprawę może uniemożliwić udzielenie odpowiedzi lub przekazanie wiadomości właściwej osobie.

6. Odbiorcy i dostawcy usług

Dostęp do danych mogą uzyskiwać upoważnione osoby obsługujące sprawy PB PROJEKT oraz podmioty świadczące usługi telekomunikacyjne, obsługi połączeń przez AI, hostingu i utrzymania systemów informatycznych oraz poczty elektronicznej. Wykorzystywane są m.in. usługa Asystent Telefoniczny AI oferowana przez home.pl i usługi Google (Gmail oraz Google Sheets).

Podmioty świadczące usługi mogą korzystać z dalszych podwykonawców. W odniesieniu do operacji związanych z tymi usługami mogą występować przekazania danych poza Europejski Obszar Gospodarczy, co wymaga zastosowania odpowiedniej podstawy i zabezpieczeń przewidzianych w rozdziale V RODO. Informacje dotyczące odbiorców i stosowanych rozwiązań w zakresie przekazywania danych można uzyskać u właściwego administratora, kontaktując się pod adresem wskazanym w sekcji 1.

7. Jak długo przechowujemy dane?

Dane zgłoszeń i korespondencji przechowywane są przez czas potrzebny do obsługi sprawy, a następnie przez czas uzasadniony dalszą współpracą, rozliczeniami lub możliwością ustalenia, dochodzenia albo obrony roszczeń. Dane stanowiące część dokumentacji projektowej i umownej mogą być przechowywane dłużej, stosownie do charakteru sprawy i właściwych obowiązków prawnych.

Podsumowania telefoniczne przechowujemy także w poczcie Gmail i rejestrze Google Sheets. W przypadku poszczególnych zgłoszeń okres przechowywania zależy od celu kontaktu, przebiegu współpracy i konieczności zachowania dokumentacji. Informacje o okresach lub kryteriach przechowywania danych dotyczących konkretnej sprawy można uzyskać pod adresem kontaktowym wskazanym w sekcji 1.

8. Prawa osób, których dane dotyczą

Na zasadach określonych w RODO przysługuje prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania i wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie. W odpowiednich przypadkach przysługuje również prawo do przenoszenia danych. Jeśli przetwarzanie opierałoby się na zgodzie, można ją wycofać bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.

Żądania dotyczące danych można kierować na biuro@pbprojekt.lublin.pl. Przysługuje również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

9. Strona internetowa i dane techniczne

Podczas korzystania z witryny serwer może automatycznie przetwarzać dane techniczne, takie jak adres IP, czas żądania, adres żądanego zasobu oraz informacje o przeglądarce, w celu udostępniania strony i zapewnienia jej bezpieczeństwa. Strona może pobierać zasoby techniczne, w tym czcionki, z serwerów zewnętrznych. Szczegółowe zastosowanie plików cookie zależy od funkcji używanych w witrynie i ustawień przeglądarki.

10. Zmiany polityki prywatności

Treść dokumentu może być aktualizowana w przypadku zmian sposobu przetwarzania danych, stosowanych usług albo obowiązujących przepisów. Aktualna wersja będzie dostępna pod tym samym adresem.